Projecten worden complexer, vergen een integrale aanpak en de wens voor participatie groeit bij zowel de inwoners als gemeenten. Dit vergt een planmatige aanpak op het gebied van projectmanagement. Daarnaast is het wenselijk dat de samenwerking tussen de afdelingen Omgeving en Openbare binnen het Fysiek Domein wordt versterkt. De organisatie wilt toewerken naar het beheerst en voorspelbaar kunnen uitvoeren van projecten waarbij de samenhang tussen de projecten en de verankering met de strategie van de organisatie geborgd wordt. Dit vraagt om de inrichting van portfolio- en projectmanagement binnen de organisatie. Op dit moment worden de vervangings- en vernieuwingsprojecten opgepakt door de beheerafdeling en de gebiedsontwikkelprojecten door de afdeling omgeving. De vraag is welke oplossing het meest toereikend is voor het beheerst en voorspelbaar uitvoeren van de projecten. Is dit het opzetten van een zelfstandige projectorganisatie of kunnen de projecten hiervoor ook binnen de bestaande lijnorganisatie opgepakt worden? De organisatie staat voor een verandering.
Gestart is vanuit een analyse waarna vervolgens een tweetal oplossingen zijn uitgewerkt. De analyse omhelst een studie naar de beschikbare portfolio- en projectmanagementmethoden. Op basis van de verschillende methoden is een keuze gemaakt voor de methode die het best past bij gemeente Huizen. Verder bestaat de analyse uit een onderzoek naar de huidige situatie op het gebied van portfolio- en projectmanagement binnen de organisatie. Een door Flow Civiel opgestelde projectbeheersingsscan is hier onder andere als middel ingezet. Vanuit deze zelfontwikkelde scan wordt het huidige niveau van projectbeheersing gemeten. De resultaten worden weergegeven in een radardiagram. Daarbij wordt ook een voorzet gegeven voor de gewenste situatie. Zo heeft de gemeente Huizen in één oogopslag in beeld hoe het gesteld staat met de projectbeheersing binnen het projectmanagement. De analyseresultaten zijn het vertrekpunt voor het vaststellen van de gewenste situatie. In een gezamenlijke sessie met medewerkers van gemeente Huizen is dit gewenste niveau vastgesteld. Op basis van het gewenste niveau is een zogenaamde “GAP-analyse” uitgevoerd. Op basis hiervan kan gesteld worden welke overbrugging gemaakt moet worden. De doelen voor de verandering zijn geformuleerd en vervolgens zijn twee oplossingen uitgewerkt. De eerste oplossing betreft het organiseren van de projecten binnen een projectorganisatie. De tweede oplossing houdt de projecten binnen de lijnorganisatie. De oplossingen weergeven de benodigde interventies op het gebied van portfolio- en projectmanagement. Te denken valt aan: het inrichten van een portfolioboard en het opzetten van een duidelijke structuur voor het faseren, beheersen en beslissen van projecten. Waarbij aan de hand van voortgangsrapportages en faseovergangsrapportages gerapporteerd wordt aan de opdrachtgever van de projecten. Een inrichting van opdrachtgeverschap is als advies meegegeven evenals het advies wanneer is iets een project en handreikingen naar hoe worden projecten geboren.
Het resultaat is een advies voor het inrichten van portfolio- en projectmanagement zodat projecten beheerst en voorspelbaar worden uitgevoerd. Daarbij worden de projecten verankerd aan de strategie op organisatieniveau en wordt invulling gegeven aan hoe opdrachtgeverschap ingericht zou kunnen worden. Het advies is vertaald tot een implementatievoorstel, zodat de organisatie handvatten aangereikt krijgt voor het implementeren van de veranderingen.
